Reglamento para denuncias

 

Reglamento para la atención de denuncias presentadas

CAPÍTULO I: FUNDAMENTO LEGAL

Artículo 1.- El presente Reglamento se fundamenta en la Ley General de Control Interno Nº 8292 emitida el miércoles 4 de septiembre del 2002 Gaceta Nº 169; y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422 publicada en el Diario Oficial “La Gaceta” Nº 212 del 29 de octubre del 2004.

CAPÍTULO II: ASPECTOS GENERALES

Artículo 2.- Objetivo. El objetivo de este Reglamento es regular el procedimiento para la presentación de denuncias ante la Auditoría Interna de la Junta Administrativa del Servicio Eléctrico Municipal de Cartago, así como sus formalidades y requisitos.

Artículo 3.- Ámbito de competencia. La Auditoría Interna tramitará únicamente  aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales, en relación con asuntos tales como el uso y manejo de fondos públicos por parte de los funcionarios de JASEC, o sujetos pasivos que se le hayan transferido recursos para su administración e hicieran mal uso de éstos, así como lo regulado por la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, y en casos como el manejo de la información tal como lo establece la Ley General de Control Interno.

Artículo 4.- Principios generales. La admisión de denuncias se atenderá en concordancia con los principios de simplicidad, economía, eficacia, eficiencia y razonabilidad.

Artículo 5.- Confidencialidad de los denunciantes. La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales, de conformidad con las regulaciones establecidas en el artículo 6º de la Ley General de Control Interno y en el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Las infracciones a la obligación de mantener dicha confidencialidad por parte de los funcionarios de la Auditoría Interna podrán ser sancionadas según lo previsto en esas leyes.

Artículo 6.- De los requisitos que deben contener las denuncias presentadas.

1. Los hechos denunciados deberán ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación (fecha y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los ejecutó). Lo anterior en las oficinas de Auditoría ubicadas en el Plantel Fátima.

2. Se deberá señalar la posible situación irregular que afecta a JASEC.

3. El denunciante deberá indicar cuál es su pretensión en relación con el hecho denunciado.

4. Preferiblemente, deberá indicar el nombre y lugar de notificación, si así lo requiriere.

5. En casos justificados, se atenderán denuncias verbales en las oficinas mencionadas en anteriormente, correspondiendo a esta Auditoría levantar el acta respectiva conteniendo la información mínima necesaria para tramitar la investigación.

Artículo 7.- Posible información que debe acompañar adicionalmente el denunciante. En caso de que resulte facultativo, el denunciante deberá brindar información complementaria respecto al posible monto en perjuicio a los fondos públicos manejados por JASEC, la indicación de probables testigos y el lugar o medio para localizarlos, además, aportará sugerencias de otras pruebas que considere conveniente para la investigación.

Artículo 8.- De las denuncias anónimas. La Auditoría Interna analizará el contenido y razonabilidad de la denuncia anónima presentada. Si la misma contiene elementos suficientes y prueba idónea que permita valorar los hechos presentados, se aceptará la denuncia. De no cumplir con dicho requisito, la Auditoría Interna archivará la denuncia, emitiendo una resolución escrita para ello, la cual se archivará junto con la denuncia.

CAPÍTULO III: TRAMITACIÓN DE DENUNCIAS

Artículo 9- Recepción de la denuncia. La Auditoría Interna recibirá las denuncias en su oficina ubicadas en Barrio Fátima Cartago, las cuales deberán venir dirigidas directamente a esta Unidad. El Auditor Interno valorará la admisibilidad de las mismas.

Artículo 10.- Trámite de las denuncias recibidas. Una vez establecida la admisibilidad de la denuncia, se iniciará la correspondiente investigación preliminar a efecto de determinar si existe suficiente mérito para iniciar el estudio correspondiente, creando así el respectivo expediente debidamente foliado. En el caso de que concluida la investigación citada anteriormente se considere que existe una base razonable para continuar el estudio, se procederá, conforme a la normativa, a desarrollar el análisis correspondiente y a la emisión del informe final. Si se concluye que existen elementos suficientes para abrir un procedimiento administrativo que establezca las responsabilidades disciplinarias, la Auditoría Interna en su informe final deberá acreditar debidamente los hechos que generaron conductas irregulares y relacionarlos con los presuntos responsables, emitiendo una relación de hechos. Si se determinaran responsabilidades de tipo penal, el informe final deberá documentar la realidad de los presuntos hechos ilícitos para su posterior traslado al ente competente. Si de la investigación preliminar se concluye que no existen méritos suficientes para iniciar un estudio, se archiva la denuncia.

Artículo 11.- La Auditoría Interna podrá solicitar aclaración sobre lo denunciado.La Auditoría Interna, de acuerdo con sus facultades y una vez analizada la denuncia, si determinara que existen imprecisiones en los hechos denunciados, le otorgará al denunciante un plazo de 10 días hábiles para que éste aclare y complete la información que suministró. De no ser atendida la solicitud de la Auditoría Interna, quedará a criterio de ésta el archivo o desestimación de la denuncia; no obstante, podrá ser presentada con mayores elementos como una nueva gestión.

Artículo 12.- De los resultados de la investigación producto de las denuncias. La Auditoría Interna informará a la Junta Directiva o a la Administración, según corresponda, sobre el resultado de la investigación producto de la denuncia. Asimismo, podrá informar al denunciante una vez conocido el informe por quien corresponde. La Administración Activa deberá resolver con fundamento en los tiempos regulados en la Ley General de Control Interno.

Artículo 13.- Denuncias trasladadas por la Contraloría General de la República. La Auditoría Interna atenderá, de acuerdo con su plan de trabajo, las denuncias que le sean remitidas por el Ente Contralor. No obstante, de acuerdo con el contenido de éstas, podrá dar prioridad a su atención en el menor tiempo posible.

Artículo 14.- Del traslado de la denuncia a la Administración Activa. La Auditoría Interna, luego de analizar el contenido de las denuncias presentadas ante esta Unidad, podrá trasladar a la Administración Activa para su atención, aquellas denuncias que por su contenido, sean, a criterio de la Auditoría Interna, soporte de atención por parte de la Administración Activa, la que deberá atender e informar de su resultado a la Auditoría Interna e interesados.

Artículo 15.- Del seguimiento de los resultados y atención de las denuncias. La Auditoría Interna, como unidad del sistema de control interno, de acuerdo con los procedimientos establecidos, dará seguimiento a los resultados producto de las denuncias presentadas ante esta Unidad, para verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas al respecto, así como de las denuncias que remita a la Administración Activa para verificar que las mismas sean cumplidas.

CAPÍTULO IV: DESESTIMACIÓN DE LAS DENUNCIAS

Artículo 16.- De los motivos para la desestimación y archivo de la denuncia. Se tendrá por desestimada una denuncia:

1. Si no corresponde al ámbito de competencia descrito en el artículo 3 de estas regulaciones.

2. Si se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración de JASEC, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar la existencia de aspectos relevantes que ameritan ser investigados por la Auditoría Interna.

3. Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.

4. Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y JASEC.

5. Si se estima, producto del análisis del costo-beneficio, que la erogación de la investigación pudiera ser superior al beneficio que se obtendría al atender la denuncia. Para dicho efecto, se deberá dejar constancia del análisis realizado por parte del funcionario asignado.

6. Si el asunto planteado ante la Auditoría Interna ha sido hecho del conocimiento de otras instancias de la Administración activa con potestades para realizar la investigación. La Auditoría Interna coordinará con esas unidades a efecto de no duplicar el uso de recursos públicos y establecer la instancia que deberá atender la denuncia.

7. Si fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditoría Interna o por otras unidades de la Administración activa.

8. Si omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 7 y 8 de este Reglamento.

Artículo 17.- De la desestimación de la denuncia. Cuando la Auditoría Interna desestime una denuncia, deberá motivar y dejar evidencia en el expediente correspondiente de los motivos por los cuales se desestimó dicha denuncia. Asimismo, si corresponde, se trasladará a quien por competencia corresponda.

CAPÍTULO V: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Artículo 18.- De la comunicación al denunciante. Cuando la denuncia sea presentada con el nombre, calidades y dirección para notificaciones del denunciante, la Auditoría Interna deberá comunicarle el resultado de la investigación o de cualquier gestión que se haya tomado en torno a la denuncia, sea ésta la desestimación, archivo o traslado de la misma a la Administración Activa u otras instancias.

Artículo 19.- Fundamentación del acto, desestimación o archivo de denuncias. La desestimación o archivo de las denuncias se realizará mediante un acto debidamente motivado donde se acrediten los argumentos valorados para tomar esa decisión. Cuando se desestime la atención de asuntos denunciados, esa situación deberá quedar debidamente acreditada en los papeles de trabajo de la investigación y en la razón de archivo correspondiente o en las herramientas que defina la Auditoría Interna.

Artículo 20.- Comunicación al denunciante en caso de denuncias suscritas: Al denunciante se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones que se adopte de su gestión:

1. La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.

2. La decisión de trasladar la gestión para su atención a la Administración, al órgano de control que corresponda o al Ministerio Público.

3. El resultado final de la investigación que se realizó con motivo de su denuncia.

Las anteriores comunicaciones se realizarán en el tanto haya especificado en dicho documento su nombre, calidades y lugar de notificación.

Artículo 21.- De los procedimientos de Auditoría.La Auditoría Interna utilizará los procedimientos establecidos en el Manual para el Ejercicio de la Auditoría o aquellos que sean necesarios, cumpliendo con el ordenamiento jurídico.

Artículo 22- Vigencia. El presente Reglamento rige a partir del día 27 de abril del año 2009, día de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta Nº 80.